Changer de plateforme sans perdre vos client·es.
C’est la vraie raison pour laquelle un studio reste sur une plateforme qu’il n’aime plus. Voici ce qui suit, ce qui ne suit pas, et combien de temps ça prend réellement.
Ce que vous craignez de perdre, et ce que c’est vraiment
Quand un studio dit « je vais perdre mes client·es », il parle rarement de la liste elle-même. Il parle des soldes : les cartes de cours payées et pas encore utilisées. Se tromper là-dessus, c’est devoir répondre une par une à des personnes qui ont déjà payé.
La liste et les soldes sont donc les deux seules choses que l’importateur de Movently traite, et il les traite avec soin. Le reste — l’horaire, les prix, les services — s’entre à la main, et c’est une soirée ou deux de travail, pas une migration.
Comment ça se passe
Vous exportez depuis votre plateforme actuelle
Un fichier CSV de vos client·es. Un second pour les cartes non utilisées, si votre plateforme les exporte séparément — la plupart le font.
Vous déposez le fichier
Movently lit l’en-tête et rapproche vos colonnes des siennes. La casse, les accents et la ponctuation sont ignorés : « E-mail Address », « email_address » et « Courriel » arrivent tous au même endroit. Les noms de colonnes reconnus sont ceux que les plateformes de ce marché produisent réellement.
Vous lisez l’aperçu avant que quoi que ce soit ne soit écrit
Chaque ligne qui pose problème est signalée par son numéro — celui que vous voyez dans votre chiffrier, en-tête compris — avec la raison. Les erreurs ne sont pas importées. Les avertissements le sont, avec la réserve indiquée à côté. Vous corrigez votre fichier et vous redéposez.
Vous confirmez où vont les cartes
Votre export nomme « Forfait Pilates 5 séances ». Ce nom ne désigne rien chez nous, alors Movently ne le résout jamais seul. Chaque étiquette distincte vous est présentée avec un service et un forfait déjà proposés — le chiffre dans l’étiquette est le meilleur indice, et c’est celui sur lequel les deux systèmes s’entendent — et vous confirmez ou vous corrigez. Ce qui n’atteint pas le seuil arrive vide plutôt que deviné.
Vous importez
C’est le solde restant qui est repris, pas la taille d’origine du forfait : c’est le seul chiffre que la personne possède encore. Un même fichier déposé deux fois est refusé, pour que deux clics sur Importer ne doublent pas 400 soldes.
Ce qui suit, et ce qui ne suit pas
La deuxième colonne est la plus utile des deux. Sachez-la avant de fixer une date, pas après.
Ce qui suit
- Les personnes
- Nom, courriel, téléphone et langue. Le nom est le seul champ obligatoire.
- Les cartes non utilisées
- Le solde restant, rattaché à la bonne personne par courriel, sur le service et le forfait que vous avez confirmés.
- Les personnes sans courriel
- Importées comme profils, sans identifiants de connexion. Elles existent dans votre liste et vous pouvez les inscrire à un cours.
Ce qui ne suit pas
- L’historique des réservations et des présences
- Il reste sur votre ancienne plateforme. Exportez-le et gardez-le : c’est la raison de ne pas résilier le jour même.
- Les abonnements récurrents
- Un abonnement n’est pas un solde. Movently signale les étiquettes qui en ont l’air — « illimité », « mensuel » — au lieu de les importer comme une carte de cours, et vous les recréez comme abonnements.
- Les cartes de crédit enregistrées
- Elles appartiennent au processeur de paiement de votre ancienne plateforme. Vos client·es entrent la leur à leur premier achat.
- L’horaire, les services et les prix
- Ça s’entre à la main dans l’assistant de configuration. Une soirée ou deux pour un studio ordinaire.
Le mois où il ne faut pas le faire
Septembre. C’est le mois où la plateforme fait le plus mal et c’est exactement pour ça que personne ne devrait déménager pendant celui-ci : votre horaire se remplit, vos cartes de rentrée se vendent, et vous n’avez pas de soirée à donner à un chiffrier.
Les deux fenêtres qui marchent sont début janvier et l’été. En janvier, l’horaire repart de zéro et les cartes de l’automne sont épuisées ou près de l’être. L’été, tout est plus lent et une erreur coûte moins cher.
- Gardez les deux plateformes en parallèle quelques semaines. Vous ne résiliez que quand vous avez encaissé une semaine complète sur la nouvelle.
- Exportez votre historique de réservations avant de résilier, même si vous ne l’importez nulle part. Une fois le compte fermé, il ne revient pas.
- Choisissez une date de bascule où vous n’enseignez pas.
Les questions qu’on nous pose
- Mon export ne vient pas d’une des plateformes que vous nommez.
- Ce n’est pas bloquant. Les noms de colonnes reconnus ont été tirés de ce que Mindbody, Momence et Arketa produisent, mais le rapprochement se fait sur les en-têtes, pas sur la provenance du fichier. N’importe quel CSV avec une colonne de noms fonctionne, et si une colonne n’est pas reconnue, renommez-la dans votre chiffrier et redéposez.
- J’ai 400 client·es. Combien de temps ça prend ?
- L’import lui-même se compte en minutes, et l’essentiel de votre temps passe à confirmer les étiquettes de forfaits — un studio avec quatre services et trois formats de cartes en a une douzaine à regarder, pas 400. La soirée, c’est l’horaire et les prix.
- Est-ce que je peux importer en deux fois ?
- Oui, et c’est la façon normale de procéder : les client·es d’abord, les cartes ensuite. Les deux sont des fichiers distincts, et les cartes se rattachent aux personnes par courriel, qu’elles viennent d’être importées ou qu’elles existaient déjà.
- Et si je me trompe ?
- L’aperçu vous montre ce qui sera écrit avant que rien ne le soit, et les lignes fautives sont nommées par leur numéro de ligne. Un fichier déjà importé est refusé s’il est redéposé tel quel. Pour le reste, écrivez-nous : une personne répond, et pendant une migration c’est le moment où ça compte.
Quand vous serez prêt·e
Movently ouvre aux studios par petits groupes. Laissez votre courriel et dites-nous quand vous voudriez bouger — « pas avant janvier » nous est plus utile que le silence.